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Die Dienstreise mit dem Urlaub verbinden – die besten Tipps für eine verlängerte Dienstreise
Eine Dienstreise mit dem Urlaub zu kombinieren, ist eine verlockende Idee. Denn die Verlängerung spart Kosten. Wie du deinen Chef überzeugst, welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt und weitere nützliche Tipps, erklären wir in unserem Ratgeber.
Gemischte Reise, gemischte Kosten
Für sogenannte gemischte Reisen, bei denen du die Dienstreise privat verlängerst, gilt: Auch wenn der Arbeitgeber mehr als nur die Geschäftskosten übernimmt, kontrolliert der Staat die Rechnung erneut. Daher ist die Kostenübernahme nicht nur arbeitsrechtlich relevant, sondern betrifft auch die Steuer.
Dienstreise privat verlängern – wie überzeuge ich meinen Chef?
Bevor es an die Planung einer gemischten Reise geht, muss du zunächst deine Chefin von der Idee überzeugen. Abhängig von der Unternehmensstruktur, kann das der schwerste Teil der Reiseplanung sein. Nachfolgend ein paar Tipps für den Urlaub nach dem offiziellen, geschäftlichen Teil:
Frühzeitig planen
Sobald der Termin für die Dienstreise festgelegt ist, sollte auch der Chef über das weitere Vorhaben informiert sein. So kann sich der Arbeitgeber Zeit für die Entscheidung nehmen, steht nicht unter Druck und du vermittelst ihm, dass er alles unter Kontrolle hat.
Urlaubstage ansammeln
Um die Dienstreise privat zu verlängert, ist es ratsam, im Vorfeld Urlaubstage anzusammeln. So überzeugst du deinen Arbeitgeber, Resturlaub und Überstunden direkt an die Dienstreise anzuhängen. Dazu kommt, dass Überstunden und Resturlaub zeitnah genommen werden müssen. Wer das im Vorhinein berücksichtigt, verbessert seine Verhandlungsposition als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer.
Auf Teamarbeit setzten
Während der eine Arbeitnehmer im Urlaub ist, müssen die Kollegen meist doppelt so viel arbeiten. Idealerweise sind die Arbeitskollegen bereit, die anfallende Arbeit zu übernehmen, diese Information kann solltest du proaktiv an die Chefin weitergegeben. Ist es möglich, gewisse Themen vorzuarbeiten, kann auch das den Arbeitgeber von der gemischten Reise überzeugen.
Positive Auswirkungen erwähnen
Um den Arbeitgeber von der verlängerten Reise zu überzeugen, lohnt es sich, die positiven Auswirkungen der gemischten Reise zu erwähnen. Dazu gehören:
- Deine Abwesenheit muss nicht komplett geplant werden, da der berufliche Teil der Reise bereits vom Unternehmen organisiert ist.
- Die während der arbeitsintensiven Dienstreise erarbeiteten Inhalte, können sich während der folgenden, erholsamen Tage besser setzen als im Alltagsstress.
- Nach ein paar Tagen Auszeit, ist der Arbeitnehmer wieder motiviert und erholt
Welche Kosten übernimmt der Arbeitgeber
Mitarbeitende sollten sich rechtzeitig darüber erkundigen, welche Kosten der Arbeitgeber erstattet und für welche er selbst aufkommen muss. Oftmals ist dies in der Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag geregelt. Dennoch gibt es Regelungen über die Aufteilung der Reiseausgaben:
Übernahme der betrieblichen Kosten
Die betrieblichen Kosten, die bei der gemischten Reise anfallen, übernimmt der Arbeitgeber vollständig. Zu diesen zählen beispielsweise Übernachtungskosten während des Geschäftsaufenthalts und Seminar- oder Kongressgebühren. Oft sind auch Fahrt- oder Flugkosten inbegriffen.
Zusätzliche Kosten
Fallen zusätzliche Kosten an, die höher als notwendig sind, muss im Normalfall der oder die einzelne Beschäftigte dafür aufkommen. Gerade bei gemischten Reisen, die Urlaubsausgaben beinhalten, kommt es zu zusätzlichen Ausgaben.
Aufteilung von geschäftlichen und privaten Kosten
Da die geschäftlichen und privaten Kosten aufgeteilt werden müssen, ist es wichtig, dass du alle Belege aufbewahrst. Der Arbeitgeber muss nur für den dienstlichen Teil der Reise aufkommen und private Aufwendungen dürfen nicht als Betriebsausgaben verbucht werden.
Kontrolle durch den Staat
Sobald der Arbeitgeber einen Teil der privaten Kosten übernimmt, sieht der Staat noch einmal genauer hin, denn es könnte ein geldwerter Vorteil entstehen.
Welche Kosten müssen versteuert werden?
Übernimmt der Arbeitgeber Kosten aus dem Privataufenthalt, dann sieht das Finanzamt diese als Bestandteil der Entlohnung an. Es verlangt dann vom Arbeitgeber, diese in der Lohnabrechnung zu versteuern. Das gilt für:
- Fahrtkosten, die aus privaten Gründen den notwendigen Wert übersteigen.
- Zwischenlandungen, Umwege etc. aus privaten Gründen
- Mehrkosten durch die Begleitung von Familienmitgliedern wie ein Doppelzimmer, Frühstück für zwei etc.
Fazit
Wer eine private Reise an die Dienstreise knüpfen möchte, sollte seinen Arbeitgeber in die Planung miteinbeziehen. Verschwimmen die beiden Aufenthalte zu stark, wird der praktische private Urlaub steuerpflichtig. Um das zu vermeiden, lohnt es sich, Eckdaten zu vereinbaren und alle Ausgabenbelege aufzubewahren.
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