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Geschäftsreisen ins Ausland
Geschäftsreisen sind ein notwendiger Bestandteil vieler Berufe, können aber auch eine große Belastung sein. Wenn Sie nicht aufpassen, kann es leicht passieren, dass Sie am Ende ein unorganisiertes Chaos vorfinden. Deshalb sollten Sie diese Tipps befolgen, damit Ihre Geschäftsreisen so reibungslos wie möglich verlaufen.
Reisevorbereitung
Vor Antritt einer Geschäftsreise sollten die Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber schriftlich geklärt werden. Dazu gehört auch, welche Ausgaben erstattet werden und welche Aktivitäten als arbeitsbezogen gelten. Da es keine festen Vorschriften für Dienstreisen gibt, sollte man sich im Vorfeld über die Erwartungen und Verfahren im Klaren sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Zudem kann die Reiseplanung von Übernachtung, Anreise und Transfer sehr zeitintensiv sein. Deshalb empfiehlt es sich, ein Buchungsportal zu verwenden, das sich auf Geschäftsreisen spezialisiert hat – das New-Age-Geschäftsreisebüro ist eine mögliche Anlaufstelle.
Rechtliche Besonderheiten & Vorschriften
Im Grunde arbeiten Angestellte bei einer Dienstreise ebenso wie im Büro vor Ort. Jedoch gibt es bezüglich Arbeitszeitgesetz, Pflichten des Arbeitgebers und Abrechnung der Reise einiges zu beachten.
Arbeitszeit auf der Dienstreise
Die Arbeitszeit wird in den meisten europäischen Ländern durch das Arbeitszeitgesetz geregelt. Im Gesetz definiert die Arbeitszeit alles, was der Arbeitnehmer für seine Arbeit aufwendet: Also acht Stunden pro Tag mit einer Pause in der Mitte. Normalerweise ist das die gesetzliche Obergrenze für die tägliche Tätigkeit, aber es gibt einige Ausnahmen.
Dabei kann die Einstufung von Geschäftsreisen als Arbeitszeit kompliziert sein, da die eigentliche Sitzung während der Reise unbestreitbar als Arbeitszeit gilt. Es gibt keine pauschale Antwort, denn die Einstufung der Reisezeit hängt von mehreren Faktoren ab: Wie regelmäßig werden Geschäftsreisen unternommen? Und hängen diese mit dem Tätigkeitsbereich der Person zusammen?
Erstreckt sich die Arbeit des Vertreters auch auf die Wahrnehmung seiner Aufgaben außerhalb der Wohnung, gilt die Reisezeit ebenfalls als Arbeitszeit. Das Gleiche gilt, wenn eine Dienstreise während der Arbeitszeit stattfindet.
Verpflegung durch Arbeitgeber
Bei einer Dienstreise trägt der Arbeitgeber die Kosten für die Unterkunft und der Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Für den An- und Abreisetag beträgt die Pauschale jeweils 12 Euro, für einen vollen Arbeitstag 24 Euro. Denn das Unternehmen kann die Kosten für die Mahlzeiten von der Steuer absetzen.
Allerdings sind hier nicht die tatsächlich entstandenen Kosten zu berücksichtigen, sondern die gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalbeträge. Generell ist die Verrechnung des Vorsteuerabzugs mit den Verpflegungspauschalen nicht möglich. Trotzdem kann man tatsächlich angefallene Kosten entfallende Vorsteuer geltend machen. Hierfür ist Voraussetzung, dass Ihnen auch die entsprechenden Rechnungen vorliegen.
Abrechnung
Bei der Abrechnung einer Geschäftsreise muss rechtlich zwischen den einzelnen Verkehrsmitteln unterschieden werden. Wird der Geschäftsreisende vom Arbeitgeber angewiesen, die Strecke mit dem Auto zurückzulegen, muss der Arbeitnehmer das Fahrzeug selbst fahren. Dies hat zur Folge, dass die Fahrt zum jeweiligen Arbeitsort als Arbeitszeit zu bewerten ist. Sie wird nach den Bestimmungen des Arbeits- oder Tarifvertrags vergütet. Das Gleiche gilt auch für eventuell geleistete Überstunden.
Wichtige Dokumente
Je nach Reiseland kann die Einreisebestimmung außerhalb der Europäischen Union stark variieren. Deshalb sollte man sich im Vorhinein mit den geltenden Richtlinien vor Ort vertraut machen, sodass die Geschäftsreise reibungslos ablaufen kann.
A1 Bescheinigung
Die A1-Bescheinigung ist ein Dokument, das nachweist, dass ein Arbeitnehmer bei einer Dienstreise im Ausland dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt. Dafür muss die Bescheinigung vom Unternehmen vor Antritt der Reise elektronisch beantragt werden. Auch wenn der Geschäftsreisende nur an einer Schulung teilnimmt oder zu einer kurzen Besprechung ins Ausland fährt, ist die A1-Bescheinigung erforderlich.
Visum
Wenn Sie beispielsweise in die USA reisen, müssen Sie bei der zuständigen diplomatischen Vertretung im Ausland ein Visum beantragen. Dieses Verfahren kann einige Zeit in Anspruch nehmen, daher sollten Sie vor Ihrer Reise genügend Vorlaufzeit einplanen. In einigen Ländern gibt es vereinfachte Visumverfahren mit Online-Anträgen oder elektronischen Genehmigungen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Anforderungen für das Land kennen.
Reisepass
Ein gültiger Reisepass ist für eine außereuropäische Geschäftsreise ins Ausland notwendig, aber in vielen Fällen keineswegs ausreichend. Oft gibt es eine Mindestfrist, in der der Reisepass noch gültig sein muss von sechs Monaten. Informieren Sie sich über die spezifischen Anforderungen für das Land, in das Sie reisen, da einige Länder strengere Vorschriften haben können. Denn sonst kann es passieren, dass Sie am Flughafen stehen und die Reise aufgrund des Passes nicht antreten können.
Führerschein
Wenn Sie auf Ihrer Geschäftsreise im Ausland ein Auto fahren wollen, sollten Sie einen internationalen Führerschein beantragen. In der Regel müssen Sie dazu nur ein biometrisches Lichtbild bei der zuständigen Führerscheinstelle vorlegen. Informationen dazu finden Sie normalerweise auf der Website des Bürgerservicezentrums Ihrer Stadt oder auf der Webseite des Auswärtigen Amts.
3 Tipps für eine stressfreie Dienstreise
Von Termin zu Termin, Geschäftsessen und zwischendurch noch E-Mails beantworten? Dadurch kann der Dienstausflug ganz schön stressig werden. Wie man entspannt bleibt und sich aufs Kerngeschäft konzentrieren kann, gibt es deshalb hier.
Belege aufbewahren
Eine Geschäftsreise verursacht immer höhere Kosten in Form von Reisekosten. Dazu gehören Zahlungen für Unterkunft, Verpflegung, Transport und andere Nebenkosten. Um diese Kosten im Nachhinein erstattet zu bekommen, müssen die Quittungen als Nachweis aufbewahrt werden. Zudem lassen sich mit einer Firmenkreditkarte die anfallenden Ausgaben direkt dokumentieren.
Viele moderne Anbieter ermöglichen es zudem, die zugehörigen Belege direkt per Webanwendung, App oder E-Mail hochzuladen. Fehlt ein Beleg, erinnert die ganzheitliche Spesenlösung den Mitarbeiter daran. So kann es nicht passieren, dass ein Beleg während der Geschäftsreise verloren geht.
Work-Life-Balance
Um sich auf der Geschäftsreise auf die Arbeit konzentrieren zu können, sollten Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben haben. Dementsprechend ist es sinnvoll, die Reise so angenehm und effizient wie möglich zu gestalten. Beispielsweise können Sie ein Hotel in der Nähe des Arbeitsortes wählen, um lange Fahrtwege zu vermeiden. Versuchen Sie außerdem, die Reisezeit antizyklisch zu gestalten, sodass Sie nicht zu den Hauptverkehrszeiten unterwegs sind. Während Sie am Flughafen warten, können Sie auch E-Mails bearbeiten, was wertvolle Zeit freisetzt.
Handgepäck statt großer Koffer
Die Menge und Art des Gepäcks ist immer ein heiß diskutiertes Thema. Ist Handgepäck wirklich genug? Ist es nicht bequemer, einfach einen normalen Koffer zu packen? Wenn möglich, reisen Sie bestenfalls nur mit Handgepäck. So können Sie Gepäckverluste und unnötige Wartezeiten nach der Ankunft vermeiden. Zudem haben Sie Ihre Wertgegenstände wie den Firmenlaptop und das Geschäftshandy immer bei sich, sodass diese nicht verloren gehen können.
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Seit 2018 schreibe ich mit Begeisterung für das Reisemagazin von Reiseschein.de! In meinen Beiträgen nehme ich euch mit auf spannende Reisen durch Deutschland, Europa und die Welt. Lass dich inspirieren!
